1. YLEISET MÄÄRITYKSET
1.1 § Suhde muihin säännöksiin
Keuruunpallo ry. noudattaa kirjanpitolain ja -asetuksen, tilintarkastuslain, yhdistyslain yhdistyksen omia sääntöjä sekä talousohjeistuksen asettamia määräyksiä hallinnossaan, varainhoidossaan, kirjanpidossaan, tilinpäätöksessään sekä tilintarkastuksessaan.
1.2 § Hallituksen taloushallinnolliset tehtävät
Hallituksen tulee seuran toimeenpanevana elimenä huolehtia seuran hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä yhdistyksen vuosikokouksessa hyväksytyn toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Hallituksen on huolehdittava seuran kirjanpidon, raportoinnin ja varainhoidon asiamukaisesta järjestämisestä sekä seuran omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta. Hallitus valitsee keskuudestaan seuralle taloudenhoitajan.
Hallituksen jäsenten talousasioihin liittyvät tehtävät:
Puheenjohtaja:
– Toimintasuunnitelmaluonnoksen laatiminen
– Talouspäätösten toteutuksen valvonta
– Toimintakertomusluonnoksen laatiminen
Sihteeri:
– Seuran jäsenluettelon ajantasaisuuden tarkistaminen
– Seuran järjestämiin tapahtumiin ilmoittautumisen järjestäminen
– Seuran järjestämien tapahtumien omavastuuosuuksien laskeminen
Taloudenhoitaja:
– Yhdistyksen taloudenhoito ja varainhankinta päätösten mukaisesti
– Talouteen liittyvien asioiden esittely yhdistyksen kokouksissa
– Seuran laskujen asiatarkistus ja maksatukseen asettaminen
– Joukkueiden laskujen asiatarkistaminen ja välittäminen joukkueen taloudenhoitajalle hyväksyntään, jonka jälkeen maksatukseen laitto joukkueen tililtä.
– Laskujen ja menojen esittely johtokunnalle
– Menojen suorittaminen sääntöjen ja päätösten mukaisesti
– Tulojen ja jäsenmaksujen kertymisen seuraaminen
– Talousarvioesityksen valmistelu kevätkokoukseen johtokunnan kanssa
– Tilitoimiston yhteydenpidon hoito
1.3 § Yhdistyksen vuosikokouksessa päätettävät talousasiat
Yhdistyksen vuosikokouksessa päätetään seuraavat talousasiat:
– Käsitellään toimintakertomus ja tilinpäätös edelliseltä vuodelta.
– Käsitellään toiminnatarkastajien lausunto.
– Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.
– Päätetään toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta seuraavalle vuodelle.
– Valitaan varsinaiset ja varatoiminnantarkastajat.
– Päätetään jäseniltä perittävien maksujen suuruus.
2. YHDISTYKSEN TALOUDENHOITO
2.1 § Rahaliikenne ja pankkitili
Seuralla on käytössään kaksi (2) pankkitiliä, ja lisäksi joukkueilla on omat pankkitilit. Seuran tilillä olevat varat ovat seuran omaisuutta, joita käytetään toimintasuunnitelman mukaisesti. Seuran taloudenhoitajalla on katseluoikeus joukkueiden tilivaroihin, millä varmistetaan joukkueiden taloudellinen tilanne hoitaa omat velvoitteensa. Maksuliikenne jäsenmaksujen osalta hoidetaan Suomisport-palvelun kautta, ja muissa myynneissä ja ostoissa käytetään Netvisor-ohjelmaa. Seuran taloudenhoitaja vastaa maksuliikenteestä.
2.2 § Palkanmaksu ja palkkakirjanpito
Palkanlaskennassa- ja maksussa sekä palkkakirjanpidossa tulee erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Palkkojen tulee perustua voimassa oleviin sopimuksiin ja päätöksiin, ja kirjanpitotoimisto hoitaa palkanlaskennan. Verokortti, osoite ja tilinumero toimitetaan seuran taloudenhoitajalle, joka lisää palkansaajan kirjanpito-ohjelmaan. Luontaiseduissa noudatetaa Verohallinnon ohjeita. Palkkioista on tehtävä palkkiolasku, joka sisältää seuraavat tiedot:
– Nimi ja henkilötunnus
– Tiedot maksuperusteista
– Allekirjoitus ja päivämäärä
– Hyväksyjän nimi
2.3 § Laskuttaminen ja menojen hyväksyminen
Seura laskuttaa jäsenmaksut Suomisport-palvelun kautta. Muut seuran laskutukset hoidetaan Netvisor-palvelun kautta verkko- tai sähköpostilaskuna. Seuran menojen asiatarkistuksesta vastaa johtokunta ja hyväksynnästä taloudenhoitaja. Isommat hankinnat tulee hyväksyttää johtokunnalla, ja kaikissa kuluerissä tulee ilmoittaa kustannuspaikka kirjanpitoa varten.
Matka- ja kululaskujen asiatarkastuksesta ja hyväksynnästä vastaavat puheenjohtaja sekä taloudenhoitaja. Tarkastuksesta vastuullisten henkilöiden tulee vastata siitä, että kulu liittyy seuran toimintaan ja on todenmukainen. Seuraan kohdistuviin kululaskuihin tulee liittää tosite ja tieto, miten se liittyy seuran toimintaan.
3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS
3.1 § Kirjanpito
Seuran kirjanpidon hoitaa kirjanpitotoimisto, joka luo sähköisesti ohjelmaan laaditun luettelon tileistä ja kustannuspaikoista. Seura on velvollinen toimittamaan kaikki tarvittavat tiedot kirjanpitäjälle, ja tililuettelo säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä. Kirjausten tulee perustua tiliotteista katsottuna vastaaviin tapahtumiin tai sitä täydentäviin tapahtumiin. Jos ulkopuolisen tositetta ei saada, kirjaus tehdään yhdistyksen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.
3.2 § Tuloslaskelma
Tuloslaskelma laaditaan kirjanpitoasetusten mukaisesti siten, että eri tuotot ja kulut ilmenevät tuloslaskelmasta. Tuloslaskelmaa pitää pystyä vertaamaan talousarvioon ja edellisen vuoden tilinpäätökseen, ja tuotot ja kulut on esitettävä bruttomääräisinä. Poikkeukselliset erät tulee selventää tilinpäätöksen liitetiedoissa.
3.3 § Tase
Taseen tulee noudattaa rakenteeltaan ja pääryhmittelyltään kirjapitoasetuksen tasekaavaa.
3.4 § Tilipäätös
Seuran kirjanpitäjä tekee tilinpäätöksen tilikaudelta kirjanpitolain ja -asetusten edellyttävällä tavalla. Seuran toimintakertomus liitetään tilinpäätökseen. Tilinpäätösmateriaali sisältää tuloslaskelman, taseen ja toimintakertomuksen liitteineen. Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva seuran taloudesta ja tuloksesta. Tilinpäätösmateriaalia ja tositeaineistoa on säilytettävä kirjanpitolain määrittelemän ajan verran, ja tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän (4) kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Aikataulussa tulee huomioida yhdistyksen sääntöjen mukaiset määräykset. Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee päivätä allekirjoituspäivänä, jona johtokunta on sen hyväksynyt. Allekirjoituksen suorittaa
päätösvaltainen johtokunta. Asiakirjoja on säilytettävä määräysten mukaisesti.
4. JOUKKUEIDEN RAHAT JA OMAISUUS
4.1 § Pankkitilit
Juokkueen tilillä olevat varat ovat seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä toiminnan rahoittamiseksi. Joukkueiden tilit ovat seuran tilejä, joiden käyttöoikeudet seuran johtokunta myöntää joukkueiden vastuuhenkilöille. Seuran johtokunta päättää tilien avaamisesta, sulkemisesta ja käyttöoikeuksista. Joukkueet eivät saa avata omia pankkitilejä, ja joukkueen pankkitiliä käyttävät vain nimetyt vastuuhenkilöt. Jokaisen pankkitilin käyttäjän on pyynnöstä toimitettava seuran puheenjohtajalle tai taloudenhoitajalle valtuutus tilinkäyttöoikeuksiin tarvittaviin tietoihin liittyen.
4.2 § Joukkueen loppuminen
Kun joukkue lopettaa toiminnan, sen keräämiä varoja tai varustehankintoja ei palauteta yksittäisille pelaajille tai heidän vanhemmilleen, vaan ne siirtyvät seuran omistukseen. Joukkueen kassa puretaan seuraavien periaatteiden mukaisesti:
– Seuran omaisuus:
Kaikki joukkueen tilillä olevat varat ja hankittu omaisuus on emoseuran omaisuutta. Joukkue on aina osa rekisteröitynyttä yhdistystä.
-Varoilla kuittaaminen:
Ennen lopetusta varat tulee käyttää joukkueen avoimiin laskuihin ja velkoihin.
-Ylijäämä:
Seura ohjaa lopettavan joukkueen varat seuran muiden juniorijoukkueiden hyväksi tai seuran yleiseen toimintaan.
5. JOUKKUEIDEN MAKSULIIKENNE
5.1 § Laskut
Joukkueen rahaliikenne tulee pääsääntöisesti hoitaa pankkitilin kautta. Ottelutapahtumien kioski- sekä muusta käteisellä tehdystä myynnistä on pidettävä käteiskassakirjaa. Käteiskassakirja lähetetään kirjanpitäjälle allekirjoitettuna kerran kuukaudessa, jos käteisellä suoritettuja tapahtumia on. Pankkiin viedyistä käteisistä tulee toimittaa tosite kirjanpitäjälle. Joukkueen on maksettava laskunsa viimeistään eräpäivänä, ja mikäli velvoitetta ei suoriteta eräpäivään mennessä, taloudenhoitaja huomauttaa asiasta. Jos laskua ei tämänkään jälkeen vielä makseta, asia käsitellään seuran johtokunnassa ja joukkue voidaan sulkea seuran toiminnasta siihen asti, kunnes velvoitteet on hoidettu. 500€:n asti joukkue voi tehdä hankintoja itsenäisesti, mutta yli 500€:n hankinnat on ilmoitettava seuran johtokunnalle sähköpostilla. Hankinnoista saadut tositteet pitää liittää kirjanpitoon skannauspalvelua käyttäen, ja viestikenttään tulee liittää tieto, kuka hankki ja mihin tarkoitukseen.
Joukkueenjohtaja hyväksyy hankinnat allekirjoittamalla ostolaskut.
5.2 § Tositteet
Tositteita ovat laskut ja käteiskuitit. Niistä on käytävä ilmi:
– Menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu
– Tulotosite: Luovutettu suorite (esim.talkootyö.yms)
– Maksettu tai saatu rahasumma
– Päivämäärä
– Ostopaikka (liikkeen nimi)
Tiliotteen tapahtumiin, joista ei ole tositetta, merkitään tilikirjaan tiliöinti tai muu selvitys. Tällaisia ovat esim. kausimaksut. Käteisellä maksettaessa kuitti on skannattava kirjanpitoon saman pävän aikana.
6. RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ
Raportointia varten seuran johtokunnan tulee seurata talousarviota ja toteutuneita lukuja säännöllisesti ja tehdä talousarvioon muutoksia tarpeen vaatiessa.
7. SÄÄNTÖJEN TÄYDENNYS
Johtokunnalla on oikeus antaa tätä taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä.
Rahastonhoitajien vastuuhenkilö on Jan Inkilä. Yhteystiedot löytyvät täältä.