Keuruun Pallo ry Konkelotie 1 42700 Keuruu (Myöhemmin ”seura” tai ”me”)
Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.
1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Hoivanen Tuija
Keuruun Pallo ry
Konkelotie 1 42700 Keuruu toimisto@keuruunpallo.fi / p. 040 147 2010
2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset
2.1. Jäsenrekisteri
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Jäsenyyksien ylläpito
- Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat)
- Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
- Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
- Sähköinen jäsenviestintä
- Analysointi ja tilastointi
Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
2.2. Asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- Analysointi ja tilastointi
- Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
- Sisällöt ja niiden personointi
- Kilpailutoiminnan toteuttaminen
- Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
2.3 Henkilörekisteri
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmittuun työsuhteeseen taikka rekisteröidyn ja seuran välillä tehtyyn sopimukseen rekisteröidyn toimimisesta vapaaehtoisena seuran toiminnassa tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- toimi- ja taustahenkilörekisterin ylläpito
- palkka-, palkkio- ja kulukorvausten käsittely
3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät
3.1. Jäsenrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivätunnus,
- demografiatiedot, kuten esim. ikä ja sukupuoli
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
- ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
- seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva, henkilötunnus
3.2. Asiakasrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
- työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
- asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
- seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
3.3 Henkilörekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivätunnus,
- palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus, pankkiyhteys,
- rekisteröidyn erillisellä suostumuksella haettavaan rikosrekisteriotteeseen tarvittavat yksilöityvät tiedot, kuten henkilötunnus
- seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
4. Säännönmukaiset tietolähteet
4.1. Jäsenrekisteri
- jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
- rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä • Suomen Palloliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä (esim. Taso)
- Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
4.2. Asiakasrekisteri
- rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla
- seuran jäsenrekisteristä
- erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteidenyhteydessä suoraan rekisteröidyltä
- Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
4.3 Henkilörekisteri
- suoraan rekisteröidyltä,
- rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muullavastaavalla tavalla,
5. Tietojen säilytysaika
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitustentoteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisestiEllei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt seuran sähköisiä palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.Keräämme rekisteröityjen henkilötunnuksia vain erikseen määriteltyjä tarkoituksia varten ja poistamme ne rekistereistä välittömästi ko. tarkoituksen täytyttyä.Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
6. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.
Joukkueiden joukkueenjohtajat ja taloudenhoitajat voivat käsitellä kyseiseen joukkueeseen rekisteröityjen pelaajien rekisteriin merkittyjä henkilötietoja.
7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/.
Lisäksi luovutamme rekisteröityjä koskevia tietoja rekisteröidyn tähän tarkoitukseen yksilöidysti antaman suostumuksen pohjalta Oikeusrekisterikeskukseen lasten kanssa vapaaehtoisena toimivan rikosrekisteriotteen hakemista varten.
Luovutamme rekisteröityjä koskevia tietoja edellisten lisäksi Keuruun kaupungille joko suoraan tai Seuraverkon kautta. Seuran käyttäjätunnuksen haltijat lisäävät luottamushenkilö- ja palkatun henkilöstön tiedot Seuraverkkorekisteriin
Luottamushenkilö- ja palkatun henkilöstön tietojen lisäksi Seuraverkkoon kertyy henkilötason tietoa sisältäviä liiterekisterejä kuntien pyytämien jäsen- ja osallistujalistojen, koulutuksiin osallistuneiden ja valmentajatietoa sisältävien listojen kautta.
Kirjanpitolainsäädäntöä noudattaaksemme luovutamme rekisteröityjä koskevia tietoja kanssamme sopimuksen tehneelle tilitoimistolle.
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
9. Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
- Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
- Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Keuruun Pallo ry / Tietosuoja Konkelotie 1 42700 Keuruu
tai sähköpostitse osoitteeseen toimisto@keuruunpallo.fi
Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Konkelotie 1 42700 Keuruu
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
10. Rekisterinsuojauksenperiaatteet
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti suojatuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.